Mit SharePoint-Dokumenten arbeiten

Power Automate für Fortgeschrittene

Dani Kahil

Solution Architect | Microsoft MVP

SharePoint-Dokumentbibliotheken kurz erklärt

nanobanana: Eine vertikale SharePoint-Hierarchie – Website enthält eine Liste und eine Bibliothek, Bibliothek mit Ordnern course und Contract Files, darin eine PDF

Eine Website enthält eine oder mehrere Bibliotheken
Eine Bibliothek speichert Dateien (oft in Ordnern)
Jede Datei hat eine eindeutige URL
Funktionen: Get files, Get file content, Get file metadata using path und mehr

Zeile mit Datei abgleichen

nanobanana: Eine Zeile der Contracts-Liste mit hervorgehobener Spalte PdfFile wird per Get file metadata using path einem SharePoint-Dokument zugeordnet; das Token Link to item ist sichtbar

Jede Zeile trägt die URL oder den Pfad der Datei
Der Flow liest die URL und fordert die Datei bei SharePoint an
Keine Namenskonvention nötig; die URL ist maßgeblich

Get file metadata using path

screenshot_get_file_metadata: Die Power-Automate-Aktion SharePoint „Get file metadata using path", erweitert mit ausgefüllten Feldern Site Address und File Path sowie geöffneter Aktionskarte.

Übergib Site Address und File Path
Liefert Metadaten, nicht den Dateiinhalt
Stellt das Token {Link to item} bereit

Link oder Anhang?

✅ Link

Berechtigungen werden beim Klicken geprüft
Immer die aktuelle Version
Prüft Zugriff beim Weiterleiten erneut

❌ Angehängte Kopie

Eingefroren beim Senden
Umgeht Berechtigungen
Beim Weiterleiten kann die Datei leaken

Die Berechtigungsfalle

screenshot_sharepoint_access_denied: Eine echte SharePoint-Seite „Zugriff verweigert"/„Du benötigst Berechtigungen, um auf diese Website zuzugreifen" im Browser, angezeigt nach Klick auf einen Link zu einem Dokument ohne Berechtigung.

Ein funktionierender Link funktioniert nur für Personen mit Zugriff
Der Flow vergibt keinen Zugriff – er sendet eine URL
Nutze „Teilen mit" oder Bibliotheksberechtigungen, um Empfänger zu berechtigen

Lass uns üben!

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