Werken met SharePoint-documenten

Power Automate voor gevorderden

Dani Kahil

Solution Architect | Microsoft MVP

SharePoint-documentbibliotheken in het kort

nanobanana: Een verticale SharePoint-hiërarchieboom - site bevat een lijst en een bibliotheek, bibliotheek bevat map course en map Contract Files met een PDF

Een site bevat één of meer bibliotheken
Een bibliotheek bevat bestanden (vaak in mappen)
Elk bestand heeft een unieke URL
Acties: Get files, Get file content, Get file metadata using path, en meer

Een rij koppelen aan het bijbehorende bestand

nanobanana: Een rij in de lijst Contracts met een gemarkeerde kolom PdfFile wordt via Get file metadata using path gekoppeld aan een SharePoint-bestand met de token Link to item zichtbaar

Elke rij bevat de URL of het pad van het bestand
De flow leest de URL en vraagt het bestand op bij SharePoint
Geen naamconventie nodig; de URL is leidend

Get file metadata using path

screenshot_get_file_metadata: De Power Automate SharePoint-actie "Get file metadata using path" uitgeklapt, met de velden Site Address en File Path ingevuld en de kaart zichtbaar.

Geef de Site Address en File Path door
Levert metadata op, niet de inhoud
Maakt de {Link to item}-token beschikbaar

Link of bijlage?

✅ Link

Rechten gecontroleerd bij klikken
Altijd de actuele versie
Toegang opnieuw gecheckt bij doorsturen

❌ Bijlagekopie

Bevroren op verzendmoment
Rechten omzeild
Lekt het bestand bij doorsturen

De permissievalkuil

screenshot_sharepoint_access_denied: Een echte SharePoint-pagina "Access denied" / "You need permission to access this site" in de browser, getoond na het klikken op een link naar een document waarvoor de gebruiker geen rechten heeft.

Een werkende link werkt alleen voor mensen met toegang
De flow geeft geen toegang; die stuurt een URL
Gebruik Delen-met of bibliotheekmachtigingen om ontvangers toegang te geven

Laten we oefenen!

Power Automate voor gevorderden