Работа с документами SharePoint

Средний уровень Power Automate

Dani Kahil

Solution Architect | Microsoft MVP

Библиотеки документов SharePoint вкратце

nanobanana: вертикальная иерархия SharePoint — сайт содержит список и библиотеку, в библиотеке вложены папка курса и папка Contract Files с PDF-файлом

Сайт содержит одну или несколько библиотек
Библиотека хранит файлы (часто в папках)
У каждого файла уникальный URL
Функции: Get files, Get file content, Get file metadata using path и другие

Сопоставление строки с файлом

nanobanana: строка списка Contracts с выделенным столбцом PdfFile преобразуется через Get file metadata using path в файл SharePoint с открытым токеном Link to item

В каждой строке есть URL или путь к файлу
Поток считывает URL и запрашивает файл у SharePoint
Соглашение об именовании не нужно — URL содержит всю информацию

Get file metadata using path

screenshot_get_file_metadata: действие Power Automate SharePoint «Get file metadata using path» развёрнуто — показаны заполненные поля Site Address и File Path, карточка действия раскрыта.

Передайте Site Address и File Path
Возвращает метаданные, а не содержимое файла
Открывает доступ к токену {Link to item}

Ссылка или вложение?

✅ Ссылка

Права доступа проверяются при переходе
Всегда актуальная версия
Доступ проверяется заново при пересылке

❌ Прикреплённая копия

Фиксируется в момент отправки
Права доступа игнорируются
Файл утекает при пересылке

Ловушка с правами доступа

screenshot_sharepoint_access_denied: реальная страница SharePoint «Access denied» / «You need permission to access this site» в браузере — открывается после перехода по ссылке на документ, к которому у пользователя нет доступа.

Рабочая ссылка срабатывает только для тех, у кого есть доступ
Поток не предоставляет доступ — он лишь отправляет URL
Чтобы открыть доступ получателям, используйте функцию «Поделиться» или права библиотеки

Давайте потренируемся!

Средний уровень Power Automate