Praca z dokumentami SharePoint

Intermediate Power Automate

Dani Kahil

Solution Architect | Microsoft MVP

Biblioteki dokumentów SharePoint w skrócie

nanobanana: pionowe drzewo hierarchii SharePoint - witryna zawiera listę i bibliotekę, biblioteka zagnieżdża folder kursu i folder Contract Files zawierający plik PDF

Witryna zawiera jedną lub więcej bibliotek
Biblioteka przechowuje pliki (często w folderach)
Każdy plik ma unikalny URL
Funkcje: Get files, Get file content, Get file metadata using path i inne

Dopasowanie wiersza do pliku

nanobanana: wiersz listy Contracts z wyróżnioną kolumną PdfFile, który dzięki akcji Get file metadata using path prowadzi do pliku SharePoint z widocznym tokenem Link to item

Każdy wiersz zawiera URL lub ścieżkę pliku
Flow odczytuje URL i pobiera plik z SharePoint
Nie potrzeba konwencji nazewnictwa - liczy się URL

Get file metadata using path

screenshot_get_file_metadata: rozwinięta akcja SharePoint „Get file metadata using path" w Power Automate, z wypełnionymi polami Site Address i File Path oraz widoczną kartą akcji.

Podaj Site Address i File Path
Zwraca metadane, nie zawartość pliku
Udostępnia token {Link to item}

Link czy załącznik?

✅ Link

Uprawnienia sprawdzane przy kliknięciu
Zawsze aktualna wersja
Ponowna weryfikacja dostępu przy przekazaniu

❌ Załączona kopia

Zamrożona w momencie wysyłki
Pomija uprawnienia
Udostępnia plik przy przekazaniu dalej

Pułapka uprawnień

screenshot_sharepoint_access_denied: rzeczywista strona SharePoint „Access denied" / „You need permission to access this site" w przeglądarce, wyświetlona po kliknięciu linku do dokumentu, do którego użytkownik nie ma dostępu.

Działający link działa tylko dla osób z dostępem
Flow nie nadaje dostępu - wysyła tylko URL
Aby umożliwić dostęp odbiorcom, użyj udostępniania lub uprawnień biblioteki

Czas na praktykę!

Intermediate Power Automate